Zeit ist eine begrenzte Ressource – sowohl im Job als auch im Studium und im Alltag. Ein gelungenes Zeitmanagement trägt dazu bei, diese Ressource sinnvoll einzuteilen. Mithilfe gezielter Arbeitstechniken können Sie sich spezielle Fertigkeiten aneignen, um effizienter zu arbeiten oder zu lernen und auf diese Weise Stress zu reduzieren.
Was ist Zeitmanagement?
Das Zeitmanagement fasst verschiedene Methoden zusammen, welche die Arbeitsorganisation verbessern und die Planung, Durchführung und Nachbereitung von Aufgaben optimieren können. Ein gutes Zeitmanagement-Seminar sollte:
- theoretische Grundlagen vermitteln
- sich nicht auf eine einzelne Strategie beschränken, sondern mehrere Techniken vorstellen
- eine individuelle Analyse durchführen oder anleiten
- praktische Übungen beinhalten.
Zeitmanagement Seminare: Unterschiede zu Stress- und Selbstmanagement
Im Zusammenhang mit dem Zeitmanagement tauchen häufig zwei weitere Management-Begriffe auf: das Stressmanagement und das Selbstmanagement. Beide können sich mit der effizienteren Zeitnutzung beschäftigen. Sie umfassen jedoch meistens weitere Themenbereiche. Die Stressbewältigung nutzt typischerweise kognitive Methoden und Entspannungsübungen, um Stress zu reduzieren und die Entstehung von neuem Stress zu vermeiden.
Im Selbstmanagement geht es hingegen darum, ganz allgemein Fertigkeiten zu entwickeln, die verschiedene Lebensbereiche optimieren. Das Selbstmanagement wurde ursprünglich entwickelt, um Menschen mit psychischen Krankheiten zu helfen, im Alltag wieder leistungsfähiger zu werden. Heute kommt es jedoch auch oft zum Einsatz, um von einem Normallevel aus höhere Leistungen anzustreben.
Anwendungsbereiche und mögliche Ziele
Ein Kurs für Zeitmanagement kann sich an eine bestimmte Zielgruppe wie Führungskräfte richten (siehe auch Führungskräftecoaching, Führungsqualitäten, Führungskompetenz) oder für jede Berufsgruppe offen sein. Ein Training für Führungskräfte beschäftigt sich möglicherweise nicht nur damit, konkrete Techniken zu vermitteln, sondern kann auch ein Training zur Weiterbildung der eigenen Mitarbeiter beinhalten. Ob dies der Fall ist, hängt jedoch vom jeweiligen Kurs ab.
Wir haben einige Bereiche für Sie zusammengestellt, in denen eine verbesserte Selbstorganisation vorteilhaft sein kann. Die Liste zeigt mögliche Ziele, die Sie mithilfe der verschiedenen Arbeitstechniken erreichen können. Die Übersicht ist jedoch nicht vollständig, da Zeitmanagement-Strategien in nahezu jedem Lebensbereich angewendet werden können.
Beruf:
- bessere Planung im Büro
- Etablierungen einer festen Arbeitsroutine
- effizientere Bearbeitung von E-Mails
- Reduktion von Zeitfressern
- angemessene Pausenverteilung
- Vermeidung von unnötigem Stress im Job
Studium:
- Lernzeiten sinnvoll planen, beispielsweise vor Klausuren
- bessere Arbeitsorganisation – das ganze Semester über
- Prioritäten setzen
- Work-Life-Balance
- Arbeitstechniken anwenden, um Lernstoff effizienter zu verinnerlichen
- allgemeine Organisation des Studiums
Haushalt und Familie:
- Tagesplan für Berufstätige oder Hausfrauen/-männer
- ein gemütliches und sauberes Zuhause aufrechterhalten
- ausreichend Zeit mit Kindern oder dem Partner verbringen
- Behördengänge und andere wichtige Aufgaben nicht mehr aufschieben
- gerechte Verteilung der Aufgaben im Haushalt durch gemeinsame Pläne
- weniger Zeitverschwendung
Zeitmanagement-Kompetenz als Soft Skill im Soft Skills Würfel von André Moritz
Ziel-Management, Selbst-Management, Zeitmanagement
Zeitmanagement ist die Planung und Kontrolle der eigenen Zeitnutzung. Zeit fehlt allen, obwohl wir im 21. Jahrhundert die höchste Lebenserwartung und die kürzesten Arbeitszeiten seit jeher haben. „Zu wenig Zeit zu haben“ scheint …
Techniken für eine bessere Selbstorganisation lernen
Bestimmte Vorgehensweisen haben sich in der Praxis etabliert und tauchen in fast jedem Zeitmanagement Seminar immer wieder auf. Ein Kurs kann alle, einige oder einzelne Inhalte aufgreifen, die wir Ihnen hier vorstellen. Erkundigen Sie sich deshalb rechtzeitig, welche Bereiche ein Training abdeckt, und stellen Sie sicher, dass die Weiterbildung Ihren persönlichen Bedürfnissen entspricht.
► Chronotypen: Tagespläne für Eulen und Lerchen
Wann eine Person besonders leistungsfähig ist, lässt sich gut mit zwei Typen beschreiben. Lerchen sind früh wach und können sich morgens und vormittags oft besser konzentrieren, während Eulen eher zu den Spätaufstehern gehören und erst im Laufe des Tages zu ihrer Höchstform auflaufen. Wissenschaftler haben jedoch festgestellt, dass auch Mischformen existieren (Jan Osterkamp/Spektrum.de, 5.11.2014).
Diese Typen wirken sich darauf aus, wie Ihr optimaler Tagesplan aussehen kann. Lerchen sollten wichtige Aufgaben bereits früh erledigen. Ob das auch auf Eulen zutrifft, ist hingegen umstritten. Wenn Eulen-Typen ihre Aufgaben zu lange liegen lassen, besteht die Gefahr, dass diese verschleppt werden. Möglicherweise ist es jedoch sinnvoll, zumindest einige dieser Aufgaben auf den Nachmittag zu verlegen.
Der eigene Tagesplan sollte die persönliche Leistungskurve berücksichtigen. Ein Tagesprotokoll kann jedoch auch dabei helfen, erst einmal den Ist-Zustand zu erfassen und auf mögliche Probleme hin zu analysieren.
► Die Eisenhower-Matrix
Wenn es Ihnen schwerfällt, bei der Arbeitsorganisation die richtigen Prioritäten zu setzen, kann die Eisenhower-Matrix Ihnen helfen. Diese Technik wurde nach dem amerikanischen Präsidenten Eisenhower benannt, der seine Aufgaben auf diese Weise sortiert haben soll.
Um Ihre Aufgaben sinnvoll zu gewichten, müssen Sie sich zwei Fragen stellen:
- Ist diese Aufgabe wichtig?
- Ist diese Aufgabe dringend?
Wichtige Aufgaben sind in der Regel Ihre Kernaufgaben im Beruf oder hygienische Maßnahmen im Haushalt. Dringend ist eine Aufgabe, wenn sie eine nahe Deadline besitzt oder sie sich geradezu aufdrängt, wie zum Beispiel ein Rohrbruch, eine Eskalation oder das Abstürzen einer wichtigen Software, die Sie im Büro jetzt gerade benötigen. Wenn Sie sich jedoch nur auf die Dringlichkeit stützen, kann dies zu Problemen führen, wie Lars Bobach in einem Vortrag erzählt:
youtube.com/watch?v=oy2yKVy7bx0
Die Matrix nach Eisenhower erstellt deshalb eine Tabelle mit vier Feldern:
|
Wichtig |
Nicht wichtig
|
|
|
Dringend |
Diese Aufgaben arbeiten Sie so bald wie möglich ab |
Diese Aufgaben erledigen Sie später oder delegieren Sie
|
|
Nicht dringend |
Diese Aufgaben erscheinen wichtig, haben allerdings keine hohe Priorität |
Diese Aufgaben sind oft Zeitverschwendung oder derzeit nicht besonders relevant
|
Eine Weiterbildung zur Verbesserung des Zeitmanagements kann als praktische Übungen zum Beispiel auf Spiele zurückgreifen, bei denen Sie fiktive E-Mails entsprechend deren Priorität gewichten oder Termine für verschiedene Aufgaben planen.
► Das Pareto-Prinzip
Das Pareto-Prinzip geht davon aus, dass Sie lediglich 20 Prozent Ihres Arbeitsaufwands benötigen, um 80 Prozent Ihrer Ergebnisse zu erreichen. Umgekehrt benötigen Sie viel mehr Anstrengung, nämlich 80 Prozent, um die fehlenden 20 Prozent der Ergebnisse zu erzielen.
Das Prinzip bildet die Grundlage für eine realistische Kosten-Nutzen-Abwägung und kommt in vielen Bereichen zum Einsatz. Die Kosten und Nutzen können dabei finanziell verstanden werden, zum Beispiel in der Betriebswirtschaft (siehe auch: Soft Skills für Betriebswirte) und Unternehmensführung. Es kann sich jedoch auch um psychische Kosten wie den Zeitverbrauch oder die investierte mentale Energie handeln.
Wenn Sie nach dem Prinzip Pareto vorgehen, konzentrieren Sie sich zunächst darauf, die wichtigsten 80 Prozent der Wertschöpfung zu erreichen. Bei den übrigen 20 Prozent handelt es sich oft um perfektionistische Arbeiten (siehe auch Gründe für Perfektionismus), die sehr viel Zeit beanspruchen, aber nur einen geringen Mehrwert bieten.
Praktisches Beispiel:
Wenn Führungskräfte für ein wichtiges Meeting eine Präsentation vorbereiten, kommt es in erster Linie auf den Inhalt an – und nicht darauf, ob eine Grafik optimalerweise zwei Millimeter weiter rechts oder links steht, oder ob das Pfeildiagramm in Grün oder Blau besser zur Geltung kommt. Insbesondere Gruppen neigen dazu, sich in solchen Details zu verlieren, anstatt die Kernaufgaben voranzutreiben.
Wenn Sie die zentralen 80 Prozent Ihrer Arbeitsergebnisse jedoch erreicht haben und Sie noch über zeitliche Kapazitäten verfügen, können Sie durchaus darüber hinaus gehen. Dabei ist wichtig, dass Sie Pareto nicht als Ausrede benutzen, um Aufgaben zu vernachlässigen, die eigentlich wichtig wären.
► Die ABC-Analyse
Die ABC-Analyse ist etwas differenzierter als das Pareto-Prinzip, basiert jedoch ebenfalls auf der Annahme, dass Sie relativ wenig Zeit benötigen, um einen überproportionalen Aufgabenwert zu erarbeiten. Die verschiedenen Aufgaben werden dabei in drei Kategorien eingeteilt:
- A-Aufgaben: wichtige und dringende Aufgaben
- B-Aufgaben: sind wichtig, aber nicht ganz so wichtig oder nicht so dringend wir A-Aufgaben
- C-Aufgaben: sind (derzeit) eigentlich nicht besonders wichtig
A-Aufgaben machen in der ABC Analyse etwa 65 Prozent der Wertschöpfung Ihrer Arbeit aus. Auf diese Aufgaben sollten Sie sich selbst konzentrieren und Prioritäten setzen, welche Tätigkeiten als erste (zweite, dritte, …) zu erledigen sind.
B-Aufgaben können Sie selbst erfüllen, wenn Sie mit den A-Aufgaben fertig sind. Führungskräfte können solche Aufgaben oft an Mitarbeiter delegieren. In der ABC Analyse machen B-Aufgaben etwa 20 Prozent der Wertschöpfung Ihrer Arbeit aus.
Zu guter Letzt bleiben die C-Aufgaben übrig. Diese können oft (erst einmal) ignoriert werden oder sie nehmen einen unteren Platz auf der Prioritätenliste ein. Dabei sollten Sie bedenken, dass eine Aufgabe vielleicht nur deshalb in die Kategorie C fällt, weil es sich beispielsweise um einen Auftrag handelt, dessen Deadline erst in mehreren Monaten fällig ist, obwohl die Aufgabe nicht soviel Zeit benötigt. Mit dem Verstreichen der Zeit kann eine B- oder C-Aufgabe deshalb zur A-Aufgabe werden. Im Unterschied zu den nicht dringenden und nicht wichtigen Aufgaben in der Eisenhower-Matrix stellt eine C-Aufgabe also nicht zwingend eine Zeitverschwendung dar.
Ein gutes Training für Zeitmanagement sollte die ABC-Analyse (oder eine vergleichbare Technik) nicht nur theoretisch erklären, sondern auch durch praktische Tipps und Übungen ergänzen. Ideal ist es, wenn Sie dabei eigene Beispiele einbringen können, da Sie das Prinzip dadurch besser verinnerlichen und mit Ihrer individuellen Analyse weiterarbeiten können.
Häufige Missverständnisse über Zeitmanagement-Seminare
Im Zeitmanagement geht es nicht darum, mehr zu arbeiten, Freizeit abzubauen oder sich zusätzliche Belastungen aufzuladen. Wenn Sie das Gefühl haben, durch zeitsparende Methoden unter mehr Stress zu leiden als zuvor, sollten Sie Ihr Vorgehen noch einmal genau analysieren und nach möglichen Fehlern suchen.
Die Anwendung von neuen Techniken aus einem Zeitmanagement-Seminar kann zunächst ungewohnt sein. Möglicherweise benötigen Sie dadurch während einer Übergangsphase mehr Zeit und Konzentration, um sich an die neuen Regeln zu gewöhnen. Sobald sich jedoch eine Routine entwickelt hat, sollte Ihre Arbeitsbelastung sinken bzw. Sie sollten innerhalb derselben Zeit mehr Aufgaben bewältigen können.
Wenn Sie mehr schaffen, ist Ihre Arbeit besonders effektiv. Als effizient bezeichnet die Psychologie hingegen eine Arbeitsweise, bei der das Verhältnis von Aufwand und Nutzen günstig ist. Wenn Sie sich mit den verschiedenen Methoden des Zeitmanagements beschäftigen, müssen Sie oft entscheiden, ob es Ihnen wichtiger ist, effektiv oder effizient vorzugehen. Zeitmanagement kann grundsätzlich zu beidem beitragen, und Zeitmanagement Seminare setzen oft an beiden Punkten gleichzeitig an.
Zeit- und Selbstmanagement praktisch umsetzen
Nicht alle Tipps zum Zeitmanagement sind immer und überall anwendbar. Als Führungskraft profitieren Sie davon, zu wissen, welche Aufgaben Sie selbst bearbeiten sollten und welche Sie delegieren können – als Angestellter oder Selbstständiger haben Sie oft jedoch nicht die Wahl (siehe auch Stephan List/Toolblog.de, 21.4.2017). Gerade deshalb ist es sinnvoll, wenn eine Weiterbildung durch Zeitmanagement-Seminare verschiedene Methoden vorstellt, sodass Sie bei der praktischen Umsetzung eine Auswahl treffen können.
Ausgewählte Anbieter für ein Zeitmanagement Seminar
Ein solches Seminar scheint beispielsweise Angelika Behnert in Kiel und Bremen anzubieten. Das Seminar beschäftigt sich neben Zeitmanagement-Techniken auch mit der Frage, wie Sie Ziele setzen, sowie mit praxisbezogenen organisatorischen Aspekten. Ein Seminar des Instituts für Management-Entwicklung (ime) an verschiedenen Standorten wie Esslingen und Stuttgart richtet sich gezielt an Führungskräfte. Bei diesen Kursen des ime handelt es sich um eine Kombination aus Zeit- und Selbstmanagement.
Zeitmanagement Seminare des ime – Instituts für Management Entwicklung in Berlin, Frankfurt, Stuttgart, Esslingen, Bielefeld u.a. (Screenshot https://www.ime-seminare.de/seminare/zeit-und-selbstmanagement-fuer-fuehrungskraefte/ am 06.08.2018)
Spiele, Übungen, hilfreiche Software, … – und Grenzen
Spiele während des Seminars können dabei helfen, die grundlegenden Regeln zu verinnerlichen und mit dem Trainer erste Probleme und Verständnisfragen zu klären. Deshalb sollten Sie sich auf derartige Kursabschnitte einlassen und diese nicht als vermeintliche Zeitverschwendung abtun.
Es ist jedoch möglich, dass weitere Umsetzungsprobleme erst im Realitätstest sichtbar werden. Wenn keine Methode funktionieren will und Sie selbst keinen Fehler finden, kann eine individuelle Coaching-Sitzung eine neue Perspektive ermöglichen. Aus diesem Grund ist es hilfreich, wenn der Zeitmanagement-Trainer gleichzeitig auch Coach ist und eine weiterführende Beratung anbietet. Grundsätzlich sollte allerdings das Zeitmanagement-Seminar bereits alle wichtigen Themen abdecken und für sich stehen können.
Ein weiterer möglicher Grund für das Scheitern von Zeitmanagement-Techniken sind größere Hindernisse wie schwere Krankheiten, Burnout, eine Unternehmenskrise und andere ungünstige Bedingungen, die zunächst Ihre Aufmerksamkeit erfordern. Auch diese Dinge können (im Sinne der Eisenhower-Matrix) wichtig und dringend sein.
Die passende Software kann dabei helfen, das Zeitmanagement im täglichen Leben zu vereinfachen. Zum Planen von Terminen stellen Programme wie Microsoft Outlook in vielen Unternehmen einen festen Standard dar. Verschiedene Apps können zudem dabei helfen, To-do-Listen zu verwalten oder Gewohnheiten zu trainieren. Neben vielen neutralen Anwendungen existieren auch verspielte Versionen, die durch eine bunte Gestaltung und die Vergabe von Punkten einen Belohnungseffekt erzielen können, zum Beispiel Habitica.com.
Sicherlich einer der bekanntesten Trainer zum Thema Zeitmanagement: Lothar Seiwert – hier im GU-Buch: „Das 1×1 des Zeitmanagement: Zeiteinteilung, Selbstbestimmung, Lebensbalance“ (Amazon)
Mehr Philosophie und Grundsätze als „Quick-fix-Techniken“: Der mehr als 25 Millionen mal verkaufte Bestseller „Die 7 Wege zur Effektivität“ des inzwischen verstorbenen Stephen R. Covey ist auch heute noch für viele ein Augenöffner zum Thema „Zeit managen“ (Amazon)
Mehr auf dieser Website:
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