Vertreterentsendung als Methode des Delegierens

Schicken Sie einen Mitarbeiter, wann immer möglich

Delegieren heißt Aufgaben an andere abgeben. Da die Zeit eines jeden Menschen begrenzt ist, ist „Abgeben“ auch eine der wirksamsten Methoden des Zeitmanagements. Manager verbringen häufig zwei Drittel oder mehr ihrer Zeit in Meetings, Besprechungen, Steuerungskreisen, Strategiekonferenzen, Workshops oder sonstigen Veranstaltungen.

Diese werden vielleicht alle unterschiedlich genannt werden, sind aber in der Regel mehr oder weniger gleichartig. Solche Besprechungen haben ihren Zweck und ihren Nutzen, wenn sie sorgfältig vorbereitet, mit einer überschaubaren Anzahl klar definierter Aufgaben und Ziele versehen sind und der Moderator darauf achtet, dass auch genau diese Aufgaben und Ziele realisiert werden und das Meeting o.ä. nicht zu einem unverbindlichen Debattierklub oder einem regelmäßigen Anlass zum „socializing“ verkommt.

Leider sind viele Sitzungen nur mangelhaft vorbereitet, so dass die Teilnahme an ihnen nicht den erhofften bzw. gemessen am investierten Zeitaufwand notwendigen Nutzen erbringt. Wenn sich solche Veranstaltungen eingebürgert haben, d.h. von vornherein absehbar ist, dass die Teilnahme daran wenig Nutzen bringt, ist dies langfristig anzusprechen und dafür zu sorgen, dass diese Veranstaltung – als möglicherweise sogar Serientermin – zeitnah abgeschafft wird. Für das kurzfristige und operative Tagesgeschäft empfiehlt es sich – auch als eine Methode des Delegierens – in solche Sitzungen einen Vertreter zu entsenden. Damit kommen Sie halbwegs Ihrer „Verpflichtung“ nach, bei einem bestimmten Meeting Präsenz zu zeigen, sparen sich aber die damit verbundene Zeit für wertvollere, wesentliche Aufgaben. Sofern es also nur halbwegs möglich ist und für Sie angesichts der Erwartungen zu einem Meeting sinnvoll scheint, einen Vertreter entsenden. Das können Sie nicht immer und nicht regelmäßig machen, wohl aber öfter, als es manch Manager aufgrund seiner geglaubten „Wichtigkeit“ und „Unabkömmlichkeit“ oftmals einsehen mag.

Wer erfolgreich delegieren lernen will und daran interessiert ist, das einmal Gelernte auch praktisch nachhaltig umzusetzen, MUSS einfach immer jemand anderes mit einer Aufgabe beauftragen, sofern jemand anderes dies machen kann. Schon der amerikanische Großindustrielle und schwer reiche Rockefeller hat sich das zum Prinzip gemacht und in dem bekannten Zitat subsumiert: „Ich arbeite nach dem Prinzip, dass man niemals etwas selbst tun sollte, was jemand anders für einen erledigen kann.“

Wägen Sie also regelmäßig vor der Teilnahme / Realisierung personengebundener Aufgaben, Einladungen, Tagungen und Meetings ab, ob Ihre persönliche Anwesenheit wirklich so wichtig ist. Denn oftmals spart die Vertreterentsendung nicht nur wertvolle Stunden Ihrer Zeit, sondern kann auch eine hervorragende Methode der gezielten Entwicklung von Mitarbeitern sein, indem Sie zum Beispiel einen bereits eingearbeiteten Assistenten so oft wie möglich in Meetings als Vertreter entsenden und sich entschuldigen lassen.

Wichtig dabei ist nur, dass Sie den Vertreter mit möglichst umfassenden Entscheidungskompetenzen ausstatten, so dass dieser auch etwas in einem Meeting beitragen kann. Dies gehört erstens sowieso zu mustergültigem Delegieren (Aufgaben- UND Verantwortungsübergabe), zweitens stellen Sie so auch sicher, dass sich die anderen Teilnehmer einer Sitzung nicht vor den Kopf gestoßen fühlen, weil sie selbst ihre wertvolle Zeit in das Meeting investieren, aufgrund Ihrer fehlenden Anwesenheit jedoch keine Beschlüsse treffen können.

Ja, das klingt theoretisch. Und ja, es ist erst einmal Theorie. – Wie oft haben Sie es ausprobiert?!

Schlagworte: Delegationskompetenz, Meetings